- 3 -

Reports (รายงาน)

Reports

มีจุดประสงค์หลัก คือใช้พิมพ์ให้ปรากฏบนแผ่นกระดาษ จึงมีข้อดี ที่สามารถเพิ่มสีสันและลูกเล่นเข้าไปได้มาก เพื่อให้สิ่งพิมพ์นั้นน่าดู น่าใช้ เช่น สามารถตกแต่งฟอนต์ให้สวยงาม ใส่รูปภาพ ใส่สีตัวหนังสือ สีพื้นหลัง (background) เป็นต้น

เมื่อต้องการวิเคราะห์ข้อมูล หรือ นำเสนอข้อมูลด้วยรูปแบบเฉพาะในเอกสารที่พิมพ์ ก็จงสร้าง Report (รายงาน) ขึ้นใช้

ตัวอย่าง เช่น เราอาจพิมพ์ Report ที่จัดกลุ่มข้อมูลและคำนวณผลรวม (ใบเสร็จรับเงิน) หรือ Report ที่มีรูปแบบป้ายผนึก (Mailing Label) สำหรับติดหน้าซองจดหมายก็ได้


Report รูปแบบป้ายผนึก (Mailing Label) สำหรับติดหน้าซองจดหมาย


Reports นำเสนอข้อมูลจาก Table หรือ Query

• Reports เป็นวิธีที่ดีวิธีหนึ่งในการนำเสนอข้อมูลของเราด้วยรูปแบบที่ใช้ในการพิมพ์ เนื่องจากเราสามารถควบคุมขนาดและลักษณะที่ปรากฏของทุกสิ่งบน Reports ได้ เราจึงสามารถแสดงข้อมูลได้ตามรูปแบบที่เราต้องการ

• Reports ส่วนใหญ่จะผูกอยู่กับตาราง (Tables) และ/หรือ แบบสอบถาม (Queries) ในฐานข้อมูล แหล่งระเบียน (Records) ของ Reports จะอ้างถึงเขตข้อมูล (Fields) ในตารางและแบบสอบถามที่เป็นแหล่งข้อมูล   Reports ไม่จำเป็นต้องประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามที่ Reports นั้นยึดตาม

• Reports ได้รับข้อมูลจากแหล่งระเบียนต้นตอ (record source) หมายความว่ารับข้อมูลจาก record ของ Table หรือ Query นั่นเอง ส่วนรายละเอียดอื่นๆ บน Reports เช่น ชื่อเรื่อง วันที่ หมายเลขหน้า ฯลฯ (ส่วนนี้เป็น Labels) จะถูกเก็บไว้ในส่วนของการออกแบบต่างหาก

การพิมพ์ Reports

การตั้งค่าสำหรับพิมพ์ Report

เปิด Report ที่ต้องการพิมพ์ > File > Page Setup แล้วเลือกค่าต่างๆ ตามต้องการ เช่นเลือกกระดาษ A4 หรืออื่นๆ และ ตั้งค่าขอบ (Margin) ซ้าย ขวา บน ล่างได้ตามต้องการ

การสั่งพิมพ์ Report

เปิด Report ที่ต้องการพิมพ์ > File > Print แล้วตั้งค่าต่างๆ ตามต้องการ เช่น ตั้งให้พิมพ์รวดเดียว กี่ชุดก็ได้ แต่ถ้าคลิก (รูปไอคอน Printer) จะพิมพ์ออก 1 ชุดทันที โดยไม่สามารถตั้งค่าต่างๆ ได้

จะเห็นว่าการพิมพ์ใน Access, Word, Excel... มีวิธีการเหมือนๆ กัน เพราะทั้งหมดนี้เป็นโปรแกรมอยู่ในชุด Office ของ Microsoft เจ้าเดียวกัน


Pages (เพจ / เว็บเพจ)

Page (เพจ)

คือ รูปแบบพิเศษของเว็บเพจที่ถูกออกแบบสำหรับการดู และการทำงานกับข้อมูลจาก Internet หรือ Intranet ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft Access หรือ Microsoft SQL Server โดย Page อาจรวมข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ ด้วย เช่น จาก Microsoft Excel ทำให้ผู้ใช้ สามารถทำงาน หรือเผยแพร่ฐานข้อมูลของตนบน Internet หรือ Intranet ได้ เท่ากับเพิ่มลูกค้า (เหมาะกับยุคโลกาภิวัตน์)

การใช้ Page คล้ายกับการใช้ Form คือ เราสามารถดู ป้อน แก้ไข ลบ (Edit) ข้อมูลในฐานข้อมูลได้ แต่ดีกว่า ตรงที่ เรายังสามารถใช้ Page ภายนอกฐานข้อมูล Microsoft Access ได้อีกด้วย นั่นคือ ผู้ใช้สามารถแก้ไข ปรับปรุง หรือดูข้อมูลได้ทั้งบน Internet หรือ Intranet ดังที่กล่าวมาแล้ว

ความสำคัญของ Pages

โลกปัจจุบันไร้พรมแดน

นับวัน กิจกรรม ธุรกรรม และฐานข้อมูลในหลายองค์กร ต้องทำบน Internet จึงจะได้ประโยชน์กว้างขวาง สามารถชิงความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันได้   Microsoft มองเห็นความสำคัญดังกล่าว ในเวอร์ชัน 2000 เป็นต้นไป จึงได้เพิ่มออบเจ็คต์ Page เข้าไปในโปรแกรม Access ของตน ทำให้ผู้ใช้ สามารถทำงาน หรือเผยแพร่ฐานข้อมูลของตนบน Internet ได้ นับว่าเป็นความก้าวหน้าขั้นสำคัญของ Access

Page (ชื่อเต็มว่า Data Access Page) คือ Web page ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลของ Microsoft Access   การใช้ Page ทำให้เราสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ใช้อื่นๆ ได้ภายใน Web site ของเรา

ผู้ใช้ ต้องใช้ Internet Explorer 5 หรือสูงกว่า และต้องมี Microsoft Office XP license จึงจะดู Page ของเราได้ เมื่อ Page ถูกโหลดเข้า Internet Explorer มันก็จะอยู่ใน cache ของหน่วยความจำ ดังนั้น ผู้ใช้จะเห็นและใช้ Page ที่เครื่องของตน (local version) ถ้าผู้ใช้ทำการเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล เช่น sort หรือ filter  ก็จะมีผลในเครื่องของตนเท่านั้น Web page ของเราจะไม่เปลี่ยนแปลงเลย อย่างไรก็ตาม ถ้าผู้ใช้ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงฐานข้อมูลที่เชื่อมกับ Web page ผู้ใช้คนนั้นก็จะสามารถ edit ฐานข้อมูลนั้นจาก Internet Explorer ได้

Hot News: Access เวอร์ชัน 2007 เป็นต้นไปได้ตัดออบเจ็กต์ Pages ออกไปอย่างถาวร คงเนื่องจากไม่เป็นที่นิยมบนอินเทอร์เน็ต ซึ่งในกรณีนี้มีแอพพลิเคชันอื่นที่ใช้ได้ดีกว่า

การสร้าง Pages

เราสามารถสร้าง Page ได้ 4 วิธี  ดังนี้

ใช้ AutoPage
วิธีนี้เร็วที่สุด เป็นการสร้าง Page จาก Table เดียว หรือ Query เดียวเท่านั้น Access จะนำทุกฟีลด์ (เราจะเลือกเพียงบางฟีลด์ไม่ได้) มาสร้าง Page ให้โดยอัตโนมัติ
ใช้ Page Wizard
วิธีนี้ ทำให้เราสามารถสร้าง Page จากกี่ Table หรือ กี่ Query ก็ได้   และเราสามารถเลือกกี่ฟีลด์มาแสดงใน Page ก็ได้
ใช้ Page Design
วิธีนี้ คล้ายการสร้าง Form แบบใช้ Form Design กล่าวคือ เราต้องใช้ ปุ่มต่างๆ จาก Tool Box มาสร้าง Control ต่าง ๆ ให้ Page ด้วยตนเอง
ใช้ Web Page ที่มีอยู่แล้ว
วิธีนี้ ให้เราเลือกไฟล์ HTML ที่มีอยู่แล้วมาสร้างเป็น Page

Macros (แมโคร / คำสั่งสั้นๆ)

Macro คือ คำสั่งสำเร็จรูปสั้นๆ

ที่ Access มีไว้แล้ว เราเพียงแต่เลือกใช้เท่านั้น   ทำให้ฐานข้อมูลของเราสามารถทำงานที่ง่ายๆ แบบอัตโนมัติได้ (คลิกครั้งเดียวก็ทำงานนั้นได้ ถ้าไม่ใช้ Macros ต้องคลิกหลายๆ ครั้ง)  เรามักใช้ Macros กับงานที่ต้องทำซ้ำบ่อยๆ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกได้มาก ถ้าพนักงานป้อนข้อมูลของเรา ไม่มีความรู้เกี่ยวกับโปรแกรม Access เลย เราก็ควรสร้าง Macros ให้ใช้ จะช่วยให้เขาทำงานได้สะดวกขึ้น เป็นอัตโนมัติมากขึ้น   Macros จึงช่วยให้โปรแกรมประยุกต์สมบูรณ์และน่าใช้

ประโยชน์ของ Macro

Macro เป็นวิธีการที่ง่ายและรวดเร็วสำหรับการสั่งงานที่ไม่ซับซ้อน

หน้าต่างสร้าง Macro จะแสดงรายชื่อ (drop-down list) คำสั่ง (commands) ต่างๆ ให้เราเลือกใช้ พร้อมกับรอ (prompt) เราใส่อาร์กิวเมนต์ (arguments) ให้กับคำสั่งที่เราเลือกนั้น เราจึงไม่จำเป็นต้องเปลืองสมองจดจำคำสั่งและอาร์กิวเมนต์เหล่านั้นเลย   กรณีที่เราน่าจะใช้ Macro ก็ได้แก่:

เปิด form   ปิด form   รัน report   พิมพ์ report   ปรับปรุง (update) ค่าทั้งหมดใน field   ลบ (delete) เร็คคอร์ดทั้งหมดใน table ฯลฯ

เรามักใช้ Macro กับปุ่มคำสั่ง (command buttons)   เมื่อคลิกปุ่มคำสั่งดังกล่าวแล้ว Access ก็จะทำตามคำสั่ง อาทิ เปิด form  ปิด form  รัน report ให้เราโดยอัตโนมัติ 

- 3 -

Access